Pelaksanaan Penanggulangan Bencana menghasilkan ribuan arsip. Ribuan arsip yang tidak tertata dengan baik hanya menghasilkan ketidakefektifan dalam pelaksanaan penanggulangan bencana. Hal ini diperkuat dengan hasil penelitian Elizabeth Parker yang menyatakan lebih dari 10 % waktu pegawai habis digunakan untuk mencari arsip/informasi, 45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat dan 85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan. Arsip mempunyai pengertian sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diteriam oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Beberapa keuntungan dari arsip yang tertata rapih yaitu memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan, melindungi aset dan kekayaan intelektual, mendukung pelayanan publik, sebagai bahan pertangungjawaban, pembelajaran bagi anak cucu dan perlindungan eksistensi bangsa. Lima langkah untuk mewujudkan arsip yang tertata rapih yaitu: membangun sistem pengelolaan, ketersediaan sumber daya manusia kearsipan, penataan arsip, ketersediaan prasarana dan sarana.
Kelima langkah ini dapat dievaluasi melalui pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilaksanakan sebagai amanat dari Undang-undnag Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan dilaksanakan oleh lembaga dan/atau unit kearsipan bekerjasama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya (PP Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 16). Ada 4 langkah dalam Proses pengawasan kearsipan yaitu perencanaan program pengawasan kearsipan, pelaksanaan pengawasan berupa audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan dan monitoring hasil pengawasan. Laporan hasil pengawasan kearsipan Nasioanl yang dilaksanakan oleh Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia membawa konsekuensi penegakan hukum bidang kearsipan.
Dalam hal pelaksanaan pengawasan kearsipan ditemukan adanya dugaan tindak pidana, ANRI dapat merekomendasikan kepada Aparat Penegak Hukum untuk melakukan proses penerapan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentangkearsipan. Saatnya Badan Nasional Penanggulangan Bencana mempunyai nilai unggul dalam kearsipan bencana yang akuntabilitas dan menjadi pionir penataan arsip kebencanaan nasional yang handal. Komitmen pimpinan dan konsistensi pelaksanaan dari semua pihak diperlukan untuk mewujudkan misi tersebut. Ayo Bergerak menuju Arsip Kebencanaan yang Handal..!!!